一般社団法人における、社員総会の決議の省略
社員総会において議決権を行使できる全ての社員が、決議の目的である事項について賛成しているのであれば、会議としての社員総会を現実に開催する必要はなく、それを省略することが認められています。
すなわち、社員全員が同意するのであれば、社員総会を現実に開催せず、一般社団法人と社員とが書面のやりとりをすることにより、社員総会の決議があったものとすることができます。
→社員総会を実際に開催するより、書面のやりとりで済ますことができれば、費用と時間を節約することができます。
【根拠となる法律】
「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」の第５８条に、以下のとおり規定されています。（この通りにすればよいです。）
（社員総会の決議の省略）
第五十八条 理事又は社員が社員総会の目的である事項について提案をした場合において、当該提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなす。
２ 一般社団法人は、前項の規定により社員総会の決議があったものとみなされた日から十年間、同項の書面又は電磁的記録をその主たる事務所に備え置かなければならない。
３ 社員及び債権者は、一般社団法人の業務時間内は、いつでも、次に掲げる請求をすることができる。
一 前項の書面の閲覧又は謄写の請求
二 前項の電磁的記録に記録された事項を法務省令で定める方法により表示したものの閲覧又は謄写の請求
４ 第一項の規定により定時社員総会の目的である事項のすべてについての提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされた場合には、その時に当該定時社員総会が終結したものとみなす。
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→ 一般社団法人における、社員総会の決議の省略に関する書類
※「一般社団法人における、社員総会の決議の省略に関する書類」の雛形です。
すなわち、以下の書類の雛形です。
・社員総会における提案書
・社員総会の決議事項に対する同意書
・社員総会議事録(みなし決議)
※ファイル名が「【社員総会の決議の省略】はじめにお読み下さい」の書類も添付し、合計４つの書類となっています。
※ZIP圧縮していますので、解凍して下さい。
※解凍する際にパスワードをきかれますので、0000 と入力して下さい。
※解凍後のフォルダ内に、４つの書類が含まれています。
社員総会の決議の省略 すすめ方
(1)提案
「提案書」及び「同意書の用紙」を、社員全員に送付します。送付方法は、郵送、持参のどちらでも差し支えありません。
(2)同意
提案に同意する社員は、「提案書」とともに送付されてきた「同意書の用紙」に自己の住所、氏名及び提出年月日を記載・押印のうえ、これを一般社団法人に返送します。
返送方法は、郵送、持参のどちらでも差し支えありません。
(3)社員総会議事録の作成
社員総会の決議があったものとみなされた場合の社員総会議事録を作成します。
社員総会の決議があったものとみなされる日
「一般社団法人及び一般財団法人に関する法律」第５８条第１項の規定により、社員総会の目的事項の提案につき社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときに、社員総会の決議があったものとみなされるこの「同意の意思表示をしたとき」とは、決議の省略に際して同意が必要とされる者の全員の意思表示が提案者に到達した時（通常到達すべき時を含む。）です。
従って、具体的な事務処理方法としては、同意書が一般社団法人に到達した時には日付入り受付印を押印するなどして、その到達日時を明確にするための措置をとっておくことが必要です。
なお、実務的には、提案書の提案事項の中に「提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなされる日は、平成○○年○○月○○日とする」旨の文言を加えておいたほうがよいとされています。そうすることで、効力発生日がより明確となり、事後の事務処理がやりやすくなります。
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